domenica 28 febbraio 2016

Pubblicazioni relative ai procedimenti amministrativi ed ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive



Poche le modifiche apportate all’articolo 35 del d.lgs 33/2013 dal decreto legislativo attuativo della legge 124/2015.
Si chiarisce, opportunamente, al comma 1, lettera c), che occorre pubblicare non il nome del responsabile del procedimento, bensì l’indicazione dell’ufficio responsabile. Si sopprime la lettera n), che prevedeva l’obbligo di pubblicare i risultati delle indagini customer satisfaction, adempimento certamente eccessivo ed ultroneo, specie per gli enti di minori dimensioni.
Al comma 3, si eliminano le lettere b) (obbligo di pubblicare  le convenzioni-quadro volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati di cui all'articolo 58 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e c) (obbligo di pubblicare le ulteriori modalità per la tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati nonché per lo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive da parte delle amministrazioni procedenti).

La novella riduce, dunque, alcuni oneri operativi di non poco conto, nel solco degli intenti di semplificazione perseguiti.

Testo vigente
Testo modificato
Art. 35  Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati
1.  Le pubbliche amministrazioni pubblicano i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza. Per ciascuna tipologia di procedimento sono pubblicate le seguenti informazioni:
a)  una breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili;
b)  l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria;
c)  il nome del responsabile del procedimento, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale, nonché, ove diverso, l'ufficio competente all'adozione del provvedimento finale, con l'indicazione del nome del responsabile dell'ufficio, unitamente ai rispettivi recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale;
d)  per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documenti da allegare all'istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, anche se la produzione a corredo dell'istanza è prevista da norme di legge, regolamenti o atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale, nonché gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze;
e)  le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino;
f)  il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l'adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante;
g)  i procedimenti per i quali il provvedimento dell'amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato, ovvero il procedimento può concludersi con il silenzio assenso dell'amministrazione;
h)  gli strumenti di tutela, amministrativa e giurisdizionale, riconosciuti dalla legge in favore dell'interessato, nel corso del procedimento e nei confronti del provvedimento finale ovvero nei casi di adozione del provvedimento oltre il termine predeterminato per la sua conclusione e i modi per attivarli;
i)  il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione;
l)  le modalità per l'effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari, con le informazioni di cui all'articolo 36;
m)  il nome del soggetto a cui è attribuito, in caso di inerzia, il potere sostitutivo, nonché le modalità per attivare tale potere, con indicazione dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale;
n)  i risultati delle indagini di customer satisfaction condotte sulla qualità dei servizi erogati attraverso diversi canali, facendone rilevare il relativo andamento.
2.  Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. L'amministrazione non può respingere l'istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, e deve invitare l'istante a integrare la documentazione in un termine congruo.
3.  Le pubbliche amministrazioni pubblicano nel sito istituzionale:
a)  i recapiti telefonici e la casella di posta elettronica istituzionale dell'ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43, 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b)  le convenzioni-quadro volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati di cui all'articolo 58 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
c)  le ulteriori modalità per la tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati nonché per lo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive da parte delle amministrazioni procedenti.
Art. 35  Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati
1.  Le pubbliche amministrazioni pubblicano i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza. Per ciascuna tipologia di procedimento sono pubblicate le seguenti informazioni:
a)  una breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili;
b)  l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria;
c)  l’ufficio responsabile del procedimento, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale, nonché, ove diverso, l'ufficio competente all'adozione del provvedimento finale, con l'indicazione del nome del responsabile dell'ufficio, unitamente ai rispettivi recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale;
d)  per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documenti da allegare all'istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, anche se la produzione a corredo dell'istanza è prevista da norme di legge, regolamenti o atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale, nonché gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze;
e)  le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino;
f)  il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l'adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante;
g)  i procedimenti per i quali il provvedimento dell'amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato, ovvero il procedimento può concludersi con il silenzio assenso dell'amministrazione;
h)  gli strumenti di tutela, amministrativa e giurisdizionale, riconosciuti dalla legge in favore dell'interessato, nel corso del procedimento e nei confronti del provvedimento finale ovvero nei casi di adozione del provvedimento oltre il termine predeterminato per la sua conclusione e i modi per attivarli;
i)  il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione;
l)  le modalità per l'effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari, con le informazioni di cui all'articolo 36;
m)  il nome del soggetto a cui è attribuito, in caso di inerzia, il potere sostitutivo, nonché le modalità per attivare tale potere, con indicazione dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale;
n)  i risultati delle indagini di customer satisfaction condotte sulla qualità dei servizi erogati attraverso diversi canali, facendone rilevare il relativo andamento. [soppressa]
2.  Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. L'amministrazione non può respingere l'istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, e deve invitare l'istante a integrare la documentazione in un termine congruo.
3.  Le pubbliche amministrazioni pubblicano nel sito istituzionale:
a)  i recapiti telefonici e la casella di posta elettronica istituzionale dell'ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43, 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b)  le convenzioni-quadro volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati di cui all'articolo 58 del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; [soppressa]
c)  le ulteriori modalità per la tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati nonché per lo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive da parte delle amministrazioni procedenti. [soppressa]

La norma è ricognitiva dei molti oneri di pubblicità riguardanti i procedimenti amministrativi previsti dalla legge 241/1990, dal d.lgs. 82/2005, dalla stessa legge 190/2012 e molte altre disposizioni speciali di settore e consente di avere una disciplina univoca dei moltissimi adempimenti previsti.
Dunque, per ogni tipo di procedimento occorre pubblicare:
a)  una breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili. In primo luogo, occorre spiegare in cosa consiste il procedimento, di quali fasi si compone, per dare un’idea del percorso che viene seguito. Meglio, se possibile, accompagnare anche con grafici illustrativi. Trattandosi di una “breve descrizionenon deve essere un approfondimento tecnico, ma l’esposizione con linguaggio semplice delle attività, con specifica attenzione a quelle a carico del privato ed ai suoi diritti;
b)  l’unità organizzativa responsabile dell’istruttoria. Lo prevede già la legge 241/1990. occorre indicare quale sia material- mente “l’ufficioche si occupa di gestire il procedimento. L’informazione deve essere completa, con sede, numeri, orari, tipologie di contatti, così da consentire a cittadini e imprese di rivolgersi facilmente al giusto soggetto, per quanto la pubblica amministrazione abbia l’obbligo di indi- rizzare verso l’unità operativa realmente competente istanze o comunicazioni erroneamente indirizzate;
c)  una serie di dati fondamentali per le relazioni:
-  l’ufficio responsabile del procedimento. Opportunamente la novella del 2016 ha modificato la disposizione, disponendo di pubblicare non il nome del responsabile del procedimento, bensì l’indicazione dell’ufficio responsabile.
È vero che il responsabile del procedimento è la principale porta di accesso tra cittadino ed amministrazione, perché il responsabile del procedimento è la persona fisica che appunto impersona l’amministrazione e consente il contatto e il confronto.
E’ anche vero, tuttavia, che per tipologie di procedimenti, i responsabili possono ovviamente essere ben più di uno. Il solo elenco da pubblicare in internet non è, dunque, risolutivo. Non si deve dimenticare che l’indicazione del concreto responsabile del procedimento va effettuata trascrivendolo nella comunicazione di avvio del procedimento. Risulta, dunque, maggiormente opportuno pubblicare la denominazione dell’ufficio responsabile, lasciando la specificazione dei singoli responsabili del procedimento agli atti e documenti introduttivi degli specifici procedimenti, di volta in volta avviati, nel rispetto di quanto stabilisce la legge 241/1990;
-  i recapiti telefonici. ovvio obbligo comunicazionale per permettere il contatto più semplice;
-  la casella di posta elettronica istituzionale. Altrettanto ed indispensabile obbligo. Non si deve dimenticare, tuttavia, di indicare anche la casella di posta elettronica certificata, come del resto impone l’articolo 1, comma 29, della legge 190/2012;
l’ufficio competente all’adozione del provvedimento finale, con l’indicazione del nome del responsabile. Anche questa è una previsione da tempo contenuta nella legge 241/1990. È necessario far comprendere al destinatario dell’azione amministrativa che il responsabile del procedimento spesso non coincide con l’autorità titolare della competenza ad adottare il provvedimento finale. Si deve, conseguentemente, chiarire da subito quale sia l’organo competente;
-             i recapiti telefonici. In questo caso si tratta dei recapiti dell’organo competente (è dura se si tratta di organi collegiali);
-    la casella di posta elettronica istituzionale. Come sopra;
d)  per i procedimenti ad istanza di parte:
-    gli atti e i documenti da allegare all’istanza;
-             la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni;
-    gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni;
-    gli orari e le modalità di accesso con indicazione:
•   degli indirizzi, dei recapiti telefonici;
•       e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze.
Il legislatore pretende che i cittadini siano agevolati nella loro relazione con lamministrazione e guidati. Lelenco dei documenti ed atti da esibire, la modulistica devono servire per rendere semplice l’approccio ed evitare lungaggini, o perfino esclusioni, dovute esclusivamente alla difficoltà di compilare istanze o documenti. Ovviamente, si accompagna a questo obbligo, quello di non poter rigettare le istanze se la documentazione o la modulistica risulti incompleta o fuorviante;
e)  le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino. A questo proposito l’articolo 1, commi 29 e 30, della legge 190/2012 indica due modalità minime: la prima è la relazione mediante posta elettronica, con l’obbligo delle amministrazioni di rendere noto l’indirizzo di Pec, rivolgendosi al quale i cittadini potranno ottenere tutte le informazioni relative ai procedimenti di loro interesse. La seconda, più evoluta, prevede una gestione informatizzata dei procedi-menti amministrativi e la disponibilità di un sistema informativo su internet, al quale i cittadini e le imprese possano accedere tramite un sistema di identificazione univoco, per conoscere in ogni momento lo stato degli iter amministrativi di loro interesse;
f)  il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l’adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante. Il termine finale costituisce un elemento fondamentale. Il cittadino ha il diritto di ottenere il provvedimento, favorevole o negativo che sia, entro la scadenza fissata. Inoltre, il termine è un indicatore di valutazione dell’efficienza e produttività davvero oggettivo. Le amministrazioni, dunque, nelle schede generali di presentazione dei procedimenti debbono evidenziare il termine finale, ma anche qualsiasi altro termine “endoprocedimentale”, cioè le scadenze all’interno della gestione, che risultino rilevanti, in quanto, ad esempio, comportino decadenze o impediscano la prosecuzione fino all’emanazione del provvedimento finale;
g)  i procedimenti per i quali il provvedimento dell’amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell’interessato, ovvero il procedimento può concludersi con il silenzio-assenso dell’amministrazione. La lettera g) impone alle amministrazioni di chiarire ai cittadini e alle imprese i casi nei quali possono servirsi della Segnalazione certificata di inizio attività (Scia). Inoltre, occorre specificare quando il procedimento può comunque concludersi con un provvedimento tacito di accoglimento, in applicazione dell’istituto del silenzio-assenso. In questo modo si permette ai cittadini di conoscere in anticipo della possibilità, da un lato, di formare autonomamente il titolo abilitante (Scia) o di puntare all’eventuale inerzia dell’amministrazione, per ottenere comunque il beneficio richiesto;
h)  gli strumenti di tutela amministrativa e giurisdizionale, riconosciuti dalla legge in favore dell’interessato, nel corso del procedimento e nei confronti del provvedimento finale ovvero nei casi di adozione del provvedimento oltre il termine predeterminato per la sua conclusione e i modi per attivarli. La trasparenza e la semplificazione implicano anche indicare a cittadini e imprese tutta la gamma dei rimedi avverso le decisioni per loro sfavorevoli. Dunque, scadenze e autorità alle quali rivolgersi per la tutela giurisdizionale. Per quanto concerne la tutela nel caso di adozione del provvedimento finale oltre il termine finale, si applica la disciplina dell’arti- colo 2, commi 9-bis e 9-ter[1], della legge 241/1990;
i)   il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione. Si rinvia a quanto riportato in commento alla precedente lettera e), a proposito della necessità di mettere on line il sistema di accesso ai pro- cedimenti amministrativi gestiti informaticamente;
l)   le modalità per l’effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari, con le informazioni di cui all’articolo 36. Se per un determinato beneficio occorra effettuare un pagamento di una tassa o un contributo, occorre specificarne l’importo e le modalità di pagamento m) il nome del soggetto a cui è attribuito, in caso di inerzia, il potere sostitutivo, nonché le modalità per attivare tale potere, con indicazione dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale. Questa lettera si riferisce sia al già citato articolo 2, commi 9-bis e 9-ter della legge 241/1990, sia all’articolo 17, comma 1, lettera d), del d.lgs. 165/2001;
Come rilevato in precedenza, il comma 2 dell’articolo 35 in commento vieta alle amministrazioni di richiedere agli interessati l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati. Di conseguenza, laddove non siano stati pubblicati, i procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. Letta in altro modo, la disposizione impone alle amministrazioni di dare corso ai procedimenti amministrativi, non potendo bloccarli o rigettare le istanze per la sola ragione che non siano utilizzati moduli standard. Infatti, il comma 2 chiude precisando che “L’amministrazione non può respingere l’istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, e deve invitare l’istante a integrare la documentazione in un termine congruo”.
Il comma 3 precisa ulteriori obblighi di pubblicità, stabilendo che le pubbliche amministrazioni pubblicano nel sito istituzionale:
a)  i recapiti telefonici e la casella di posta elettronica istituzionale dell’ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43, 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
È una previsione rivolta alle pubbliche amministrazioni. È finalizzata a consentire tra loro la verifica della veridicità delle dichiarazioni sostitutive, mediante accesso diretto alle reciproche banche dati o, quanto meno, mediante scambio delle informazioni tramite posta elettronica.



[1] Se ne riporta il testo:
9-bis. L'organo di governo individua, nell'ambito delle figure apicali dell'amministrazione, il soggetto cui attribuire il potere sostitutivo in caso di inerzia. Nell'ipotesi di omessa individuazione il potere sostitutivo si considera attribuito al dirigente generale o, in mancanza, al dirigente preposto all'ufficio o in mancanza al funzionario di più elevato livello presente nell'amministrazione. Per ciascun procedimento, sul sito internet istituzionale dell’amministrazione è pubblicata, in formato tabellare e con collegamento ben visibile nella homepage, l’indicazione del soggetto a cui è attribuito il potere sostitutivo e a cui l’interessato può rivolgersi ai sensi e per gli effetti del comma 9-ter. Tale soggetto, in caso di ritardo, comunica senza indugio il nominativo del responsabile, ai fini della valutazione dell’avvio del procedimento disciplinare, secondo le disposizioni del proprio ordinamento e dei contratti collettivi nazionali di lavoro, e, in caso di mancata ottemperanza alle disposizioni del presente comma, assume la sua medesima responsabilità oltre a quella propria.
(comma introdotto dall'art. 1, comma 1, legge n. 35 del 2012, poi così modificato dall'art. 13, comma 01, legge n. 134 del 2012)

9-ter. Decorso inutilmente il termine per la conclusione del procedimento o quello superiore di cui al comma 7, il privato può rivolgersi al responsabile di cui al comma 9-bis perché, entro un termine pari alla metà di quello originariamente previsto, concluda il procedimento attraverso le strutture competenti o con la nomina di un commissario”.

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